Weitere Informationen zur Datenerhebung und zum Datenschutz
1. Inhalt dieser Informationen
In der folgenden Datenschutzinformation erläutern wir Ihnen unseren Umgang mit Ihren Daten, wenn Sie an unserer Online-Datenerhebung teilnehmen. Wir informieren Sie über den Zweck der Datenerhebung, wie wir Ihre Daten verarbeiten und über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
2. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung der Daten ist die Hochschule Karlsruhe vertreten durch die Rektorin,
Prof. Dr. Rose Marie Beck
Kontaktdaten der Verantwortlichen:
Hochschule Karlsruhe – Technik und Wirtschaft
Moltkestraße 30
76133 Karlsruhe
Ansprechpartner dieser Datenerhebung:
Dipl.-Psych. Gottfried Metzger
Gottfried.Metzger@h-ka.de
Zentrum für Lehrinnovation
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:
Prof. Dr. Thorsten Leize
datenschutz@h-ka.de
Tel. 0721-925-1373, Büro: N 106
3. Spezifischer Zweck der Datenerhebung
Die vorliegende Erhebung dient dazu, die Schreibnacht der Hochschule Karlsruhe zu evaluieren und somit weiterzuentwickeln. Ihre Eindrücke und Erfahrungen helfen uns, die Schreibnacht noch besser auf die Bedarfe der Studierenden der Hochschule Karlsruhe auszurichten. Die Schreibnacht und diese Erhebung werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Zentrums für Lehrinnovation verantwortet. Diese Einrichtung hat u. a. die Aufgabe, zur Verbesserung der Studienbedingungen an der Hochschule Karlsruhe beizutragen. Angesiedelt ist das Zentrum für Lehrinnovation am Dezernat für akademische Angelegenheiten der Hochschule Karlsruhe. Es handelt sich um eine Datenerhebung zum Zweck der Sicherung der Qualität des Studien- und Qualifizierungsangebots (siehe 5.2)
3.1. Datenkategorien personenbezogener Daten
Folgende Kategorien an personenbezogenen Daten werden in der vorliegenden Erhebung erhoben:
- Bildungsbiographische Daten (z. B. Herkunftshochschule, Studiengang, Schulabschluss Fakultätszugehörigkeit, akad. Grad/Titel)
- Werturteile (z. B. Schul- und Studiennoten, Leistungsbewertungen)
- Selbstbeschreibungen (z. B. Meinungen, Einstellungen, Präferenzen)
3.2. Zugang zur Datenerhebung
Der Zugang zur Datenerhebung ist anonym. Zur Wahrung der Anonymität betreten alle Eingeladenen die vorliegende Datenerhebung über denselben Hyperlink. Es werden keine individuellen Passwörter oder Transaktionsnummern (TAN) verwendet.
3.3. Zugriffsberechtigte
Dateneingaben von Teilnehmenden sowie im Erhebungsprozess erfasste Meta- und Paradaten werden in einer internen Datenbank des Systems gespeichert und können von der LimeSurvey-Administration eingesehen werden. Diese Einsichtnahme ist auch auf der Einzelfallebene der Datenerhebung möglich.
Neben der Administration und dem Durchführenden der Datenerhebung können folgende weitere Personengruppen Zugriff auf die Daten der Erhebung erhalten:
- Mitwirkende der Schreibnacht
Alle Zugriffe erfolgen ausschließlich über einen individuellen passwortgeschützen Zugang.
3.4. Auswertung und Verwendung der erhobenen Daten
Die Antworten dieser Datenerhebung werden zusammengefasst (aggregiert) ausgewertet. Die Ergebnisse werden hochschulintern für die Qualitätssicherung sowie zur Weiterentwicklung und zum Ausbau des Schreibprogramms genutzt. Anonymisierte Angaben und Aussagen werden für die Schulung von Schreibberatenden, für Beiträge zur Öffentlichkeitsarbeit und für wissenschaftliche Publikationen verwendet. In aggregierter Form fließen die Ergebnisse in die Rechenschaftslegung ein. Unter 7.2 wird über weitere mögliche Verwendungen informiert.
4. Allgemeines zur Datenerhebung
Zur technischen Umsetzung der Datenerhebung wird die Software LimeSurvey (https://www.limesurvey.org/) verwendet. Die Erhebungsdaten werden in der Erhebungsphase zuerst auf Servern gespeichert, die von IT-Consulting Marcel Minke (IT Consulting Marcel Minke, Sögeler Str. 27, 30539 Hannover; Website: https://survey-consulting.com/) beim Provider Host Europe (Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln; Website: https://www.hosteurope.de/; Datenschutzerklärung: https://www.hosteurope.de/AGB/Datenschutzerklaerung/) betrieben werden. Die Datenübertragung erfolgt über eine SSL-verschlüsselte https-Verbindung. Weder findet eine Übermittlung an oder eine Verarbeitung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.
Nach der Erhebungsphase werden die Erhebungsdaten für die Auswertung auf den Servern und lokalen Rechnern der Hochschule Karlsruhe gespeichert.
5. Allgemeines zur Datenverarbeitung
5.1. Protokolldateien & Browsercookies
Bei jedem Aufruf dieser Datenerhebung werden automatisiert Daten und Informationen von Computersystemen des aufrufenden Endgeräts gespeichert. Es werden folgende Daten von Webseitenbesuchern erhoben, die direkt bei der Erhebung anonymisiert werden: Referrer (zuvor besuchte Webseite), Angeforderte Webseite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, Verwendetes Betriebssystem, Verwendeter Gerätetyp, Uhrzeit des Zugriffs, IP-Adresse in anonymisierter Form (wird nur zur Feststellung des Orts des Zugriffs verwendet). Die vom Webhoster genutzten Daten werden nicht in Zusammenhang mit den konkreten Erhebungssdaten gespeichert. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer Person und den von dieser Person gemachten Angaben einer Datenerhebung ist nicht möglich.
5.2. Daten innerhalb der Erhebung (Ihre Antworten)
Die Datenerhebungen und -auswertungen führen wir an der HKA im Rahmen von Lehre, Forschung, wissenschaftlicher Weiterbildung, Internationalisierung, Technologietransfer, Kooperation und weiteren Aktivitäten im Bereich der Third Mission der Hochschule sowie im Rahmen von Hochschulsteuerungs-, Verwaltungs- und Mitbestimmungsprozessen insbesondere zum Zwecke der Meinungsbildung, Evaluation und Qualitätssicherung durch. Dies umfasst folgende Zwecke der Verarbeitung (ZdV):
ZdV-A) Datenerhebungen zum Zweck der Sicherung der Qualität des Studien- und Qualifizierungsangebots
- Datenerhebungen zur Qualitätssicherung (u. a. zur Lehr- und Lehrveranstaltungsevaluation, Evaluation von Angeboten zur wissenschaftlichen Weiterbildung, Absolventen-/innen-Befragungen, Exmatrikulierten-Befragungen, Studienverlaufsuntersuchungen)
- Datenerhebungen zur Rechenschaftslegung, Lehr /Lern- und Wirkungsforschung sowie zur Evaluation (u. a. im Rahmen von Lehrinnovationen, Programmen, Initiativen, Projekten und Unterstützungsangeboten in Studium, Lehre und Internationales)
ZdV-B) Datenerhebungen im Bereich Forschung und Entwicklung
- Datenerhebungen in studentischen Projekten und im Rahmen von Qualifikationsarbeiten (u. a. Bachelor-/ Masterarbeiten, Dissertationen)
- Datenerhebungen in Forschungs- und Entwicklungsprojekten (u. a. des Center for Applied Research, der Institute und Arbeitsgruppen)
ZdV-C) Datenerhebungen im Rahmen der Gremienarbeit, Selbstverwaltung und für Hochschulveranstaltungen
- Datenerhebungen für Wahlen oder Abwahlen (u. a. Fakultätsratswahl)
- Datenerhebungen zu Sitzungen, Netzwerktreffen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen (u. a. Anmeldungen für Akademische Jahresfeier) sowie zu deren Evaluation
ZdV-D) Datenerhebungen zur Hochschulplanung und Hochschulentwicklung
- Datenerhebungen zur Partizipation von und Meinungsabfrage unter Hochschulangehörigen (Studierendenbefragungen, Lehrendenbefragungen, Befragung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern z. B. durch den Personalrat)
- Datenerhebungen zur Bedarfsabfrage, für Marktanalysen und zur Planung von Angeboten (u. a. im Rahmen der Studiengangentwicklung)
und weitere Datenerhebungen zu vergleichbaren Zwecken.
6. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten der Antwortenden erfolgt in Datenerhebungen der HKA regelmäßig nur nach explizitem Hinweis auf die erhobenen Kategorien erhobener personenbezogener Daten (siehe 3.1) und nach der erfolgten dahingehenden Einwilligung der Teilnehmerinnen und -teilnehmer. Ausnahmen können in solchen Fällen gelten, in denen eine vorherige Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
6.1. Protokolldateien & Browsercookies
Eine vorübergehende Speicherung dieser Informationen ist für die angemessene Bereitstellung der Erhebungs-Webseiten an den Endgeräten der Teilnehmenden notwendig und erfolgt aufgrund der EU-Richtlinie 2009/136/EG.
6.2. Daten innerhalb der Erhebung (Ihre Antworten)
Abhängig vom jeweiligen Erhebungszweck kommen unterschiedliche Rechtsgrundlagen zum Tragen, und zwar:
Datenerhebungen zum Zweck der Sicherung der Qualität des Studien- und Qualifizierungsangebots (ZdV-A): § 5 & § 12 LHG BW, §§ 3 - 5 HStatG
Datenerhebungen im Bereich Forschung und Entwicklung (ZdV-B): § 13 LDSG BW
Datenerhebungen im Rahmen der Gremienarbeit, Selbstverwaltung und für Hochschulveranstaltungen (ZdV-C): § 9, §18, §18a, §24 & §24a LHG BW
Datenerhebungen zur Hochschulplanung und Hochschulentwicklung (ZdV-D): § 26 BDSG, § 15 LDSG BW, § 5 & § 12 LHG BW
Sofern im spezifischen Anwendungsfall (siehe 3) keine Rechtsgrundlage der Verarbeitung vorliegt, wird die vorherige Einwilligung der Datenerhebung eingeholt bevor die Datenerhebung gestartet werden kann (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
7. Datensicherheit
7.1. Zugang zur Datenerhebung
In der Regel betreten alle Eingeladenen Datenerhebungen über denselben anonymen Hyperlink, der außerhalb des LimeSurvey-Systems verfügbar gemacht wird.
Für zugangsbeschränkte Datenerhebungen können im System personenbezogene Daten hinterlegt werden (z. B. in Form einer Teilnehmerliste mit E-Mail-Adressen), um entsprechende Zugangsschlüssel (Tokens) zu erzeugen. Bei anonymen Datenerhebungen dienen solche hinterlegten personenbezogenen Daten dazu, die einmalige Teilnahme an einer Datenerhebung pro zugangsberechtigter Untersuchungseinheit (z. B. Person, Abteilung, Unternehmen) sicherzustellen und es erfolgt keine Zuordnung dieser Zugangsschlüssel (Tokens) zu den von einer Person im Rahmen der Erhebung erfassten Daten. Eine nachträgliche Zuordnung bzw. Identifikation ist in diesem Fall nicht möglich. Die jeweiligen Zugangsschlüssel (Tokens) werden dem ausgewählten Teilnehmendenkreis unabhängig von LimeSurvey übermittelt.
7.2. Weiterverarbeitung der Daten
Mit LimeSurvey können die erhobenen Daten direkt ausgewertet, in Ergebnisberichten ausgegeben und erhobene Daten zudem in unterschiedlichen Datenformaten zur weiteren Verarbeitung exportiert werden.
Neben den unter 3.4 angegebenen Auswertungen können die Erhebungsdaten weiterverwertet werden (u.a. für Längsschnittsstudien, Sekundäranalysen, Verlaufsanalysen, Metaanalysen, Öffentlichkeitsarbeit, Rechenschaftslegung, Speicherung in Datenbanken).
8. Datenlöschung und Speicherdauer
Die unter den genannten Voraussetzungen erhobene personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Die Daten werden auch dann gelöscht oder gesperrt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für eine Vertragserfüllung besteht.
8.1. Protokolldateien
Diese Daten werden nach Ablauf von 7 Tagen gelöscht (automatische Protokolldateirotation).
8.2. Browsercookies
Die Gültigkeitsdauer ist auf die Länge der Browser-Session beschränkt.
8.3. Daten innerhalb der Datenerhebung (Ihre Antworten)
Für diese Daten wird maximal 6 Monaten nach Ende der Erhebung im LimeSurvey-System automatisch die Löschung angestoßen. Gemäß Verordnungen, Gesetzen, sonstigen Vorschriften und den Empfehlungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG) zur guten wissenschaftlichen Praxis kann eine Datenspeicherung außerhalb des LimeSurvey-Systems erforderlich sein. So sind z.B. Erhebungsdaten, die Grundlagen für Veröffentlichungen sind, bis zehn Jahre nach der Datenerhebung aufzubewahren.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Falls personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden, sind Sie Betroffene/Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
(1) Auskunftsrecht
(2) Recht auf Berichtigung
(3) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
(4) Recht auf Löschung
(5) Recht auf Unterrichtung
(6) Recht auf Datenübertragbarkeit
(7) Widerspruchsrecht
(8) Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
(9) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Diese Rechte können insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist. So ist z. B. bei anonymen Datenerhebungen keine Identifikation des Antwortenden möglich, so dass auch keine Möglichkeit besteht, Auskunft über die gespeicherten Daten zu geben, eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verwirklichen. Da die Erfassung von Daten (Protokolldateien & Browsercookies) zur Bereitstellung der Erhebung und die Speicherung dieser Daten für den Betrieb der Datenerhebungs-Webseiten zwingend erforderlich ist, besteht hier folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird bis zum Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung nicht berührt.
Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
